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税務お役立ち情報&お知らせ

帳簿書類は何年保存すればよいのか?

2012/10/04

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「書類の保管場所がいっぱいになってきたから書類を処分したい。」

「会社を移転するため帳簿書類を整理したい。」

そういった場合、会社の帳簿書類の保存期間について、何か定めがあるのでしょうか?

 

会社は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成・受領した書類を、税務調査を受けたり、取引の内容を調べたりするときのため、きちんと整理・保存しておく必要があります。

 

まず、会社法においては、会計帳簿及び重要書類の保存期間が10年間とされています。

これに対し、法人税法上は、申告書提出期限の翌日から7年間の帳簿書類の保存が義務づけられています。また、消費税法上も、仕入税額控除を受けるためには、原則として、帳簿と仕入税額控除の対象となる請求書等の両方について7年間保存しておかなければなりません。まとめると下記の表のとおりになります。

 

区分

例示

保存期間

税法上

会社法上

帳簿

総勘定元帳、現金出納帳、得意先元帳、仕入先元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など

7年(

10年

決算書類

貸借対照表、損益計算書、棚卸表など

証憑書類

【現金・預貯金の出納及び有価証券の取引関係】

 領収書(及び控え)、預金通帳、当座照合表、小切手控、有価証券売買計算書など

10年

(事業に関する

重要な

資料に

限る)

帳簿代用書類(帳簿の記載に代えて、帳簿記載事項が記載されている書類を整理・保存している場合)

【その他】

 請求書、注文書、契約書、領収書、見積書など

【棚卸資産関係】

 送り状、受領書、検収書、入出荷報告書など

平成2441日以後開始する事業年度から、平成2041日以後終了事業年度に生じた欠損金から繰越期間が7年から9年に延長されました。欠損金の繰越控除の適用を受ける場合は、欠損金が生じた事業年度の帳簿書類を保存していることが要件とされており、欠損金を8年又は9年繰越して使用する場合には、帳簿書類の保存期間もその分延びることになるため注意が必要です。

 

つまり、帳簿及び決算書類については、税法の規定にかかわらず10年間保存しなければなりません。領収書や請求書などの証憑書類については、重要なものは10年間保存する必要がありますが、それ以外の書類は税法で定める期間保存すれば足ります。

また、あらかじめ所轄税務署長の承認を受けるなど一定の要件を満たせば、電子データによる保存制度を利用することもできます。

なお、決算書、申告書、総勘定元帳、定款、登記関連書類、免許許可関連書類、不動産関連書類、その他重要な契約書等については、上記の保存期間にかかわらず、重要書類として永久的に保存したほうがよいでしょう。


(中村慎子)

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